Privacyverklaring personeel Wadro

 
Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten, uitzendkrachten/payroll-werknemers, stagiaires en werknemers
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van bepalingen uit de voor ons geldende CAO. Ook verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor werknemers.
 
Gelet op deze noodzaak bent u verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met u doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst met u aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.
 
Bent u (payroll-)werknemer of stagiair, dan gebruiken wij uw gegevens voor het opstellen, uitvoeren en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder meer verstaan:

1. de behandeling van personeelszaken;
2. het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen; en
3. het vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen ten behoeve van u als werknemer of stagiair.
    
   Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en de eventuele afhandeling van de door u gemaakte onkosten.
    
   Bent u een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau gebruiken voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.
    
   Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van arbeidskrachten in dienst van een ander
   Bent u een arbeidskracht in dienst van een ander, en komt u werkzaamheden voor ons verrichten dan leggen wij een aantal persoonsgegevens van u vast. Wij leggen u graag uit waarom wij uw gegevens verzamelen. Als uw werkgever de loonheffingen of de btw niet betaalt, kan de Belastingdienst ons daarvoor aansprakelijk stellen. Om het risico hierop te beperken, moeten wij een goede administratie bijhouden. Uit die administratie moet de identiteit blijken van de arbeidskrachten die wij hebben ingezet. Voor buitenlandse arbeidskrachten moeten wij ook kunnen aantonen dat zij in Nederland mogen werken. Soms is het verwerken van uw persoonsgegevens wettelijk verplicht. In andere gevallen hebben wij er een gerechtvaardigd belang bij. Door te weten wie er bij ons komt werken, kunnen wij ons aansprakelijkheidsrisico tegenover overheidsinstanties zoals de Belastingdienst beperken en oplegging van boetes op grond van de Wet arbeid vreemdelingen voorkomen. Om deze redenen bent u dan ook verplicht om uw gegevens te verstrekken. Wilt u geen persoonsgegevens verstrekken, dan mag u de werkzaamheden niet voor ons uitvoeren en zullen wij u niet toelaten tot de plaats waar de werkzaamheden plaatsvinden.
   Een aantal van uw persoonsgegevens ontvangen wij van uw werkgever. Het gaat om uw burgerservicenummer en in het geval van arbeidskrachten uit het buitenland soms ook om kopieën van identiteitsbewijzen. Uw werkgever is wettelijk verplicht ons deze gegevens te verstrekken. Indien sprake is van grensoverschrijdende dienstverlening waarvoor een melding moet worden gedaan bij het UWV, vragen wij uw werkgever ook om een kopie van het notificatieformulier bij het UWV (zonder kopieën van de werk- en verblijfsvergunningen). Op dit formulier zijn persoonsgegevens van u vermeld.
    
   Wat vragen wij van u
   Wij zullen u voor aanvang van de werkzaamheden vragen ons een geldig en origineel identiteitsbewijs te tonen, waaruit wij een aantal persoonsgegevens zullen overnemen. Verder willen wij ook controleren of u gedurende de periode van de werkzaamheden in Nederland arbeid mag verrichten. Daarom vragen wij u om uw verblijfs- en/of werkvergunningen. Voor onze administratie zullen wij hiervan – op advies van de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid - een kopie maken. Ook zullen wij een eventueel aanwezige A1-verklaring kopiëren. Wij maken deze kopieën omdat wij in een later stadium tegenover overheidsinstanties willen kunnen bewijzen dat wij alleen personen met de juiste documenten te werk hebben gesteld en om ons goed te kunnen verweren tegen eventuele naheffingen en boetes.
    

Doorgifte aan derden
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de) arbeidsovereenkomst. Het gaat om de volgende partijen:

• de Belastingdienst;
• het UWV;
• onze arbodienst/bedrijfsarts;
• de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
• de Sociale Verzekeringsbank;
• het Pensioenfonds;
• de leasemaatschappij;
• de ziekte verzuimverzekeraar;
• de ziektekostenverzekeraar;
• onze accountant;
• onze boekhouder;
• onze salarisverwerker.

 
Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
 
In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen uitvoeren, zoals bij doorgifte aan de leasemaatschappij. Bij verstrekking van uw gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.
 
Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de  accountant/boekhouder/salarisverwerker. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze accountant/boekhouder/salarisverwerker bezit. Om de (arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, heeft de accountant/boekhouder/salarisverwerker uw persoonsgegevens nodig.
 
Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeels- en loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.
 
Doorgifte van uw BSN aan aannemers en inleners
In voorkomende gevallen gaat u namens ons werkzaamheden verrichten voor een aannemer of zullen wij u uitlenen aan een andere partij. Als wij onze loonheffingen of de btw niet betalen aan de Belastingdienst, kan de Belastingdienst de aannemer of inlener daarvoor aansprakelijk stellen. Om het risico hierop te beperken, moet de aannemer of inlener een administratie bijhouden die hem in staat stelt aan te tonen wie er bij hem heeft gewerkt. Onderdeel van deze administratie is het burgerservicenummer. Wij zijn wettelijk verplicht uw BSN aan de aannemer of inlener te verstrekken.
 
Doorgifte van KVK-uittreksels aan opdrachtgever
In voorkomende gevallen vraagt de (hoofd)opdrachtgever om een kopie van het KVK-uittreksel van de zzp’er die namens ons werkzaamheden zal gaan verrichten. De doorgifte vindt alleen plaats bij nadrukkelijke toestemming van de zzp’er. De toestemming kan ten alle tijden weer worden ingetrokken door de zzp’er.
 
Bewaarperiode persoonsgegevens
Als de sollicitatie niet heeft geleid tot een plaatsing zullen wij uw sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal 1 jaar te bewaren.
 
De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen wij bewaren gedurende een periode van 7 jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting.
 
Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
 
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Vindt u dat wij onjuist omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u hierover een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op de privacyregels, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.
 
U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing.
 
Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot:
Wadro b.v.
t.a.v. Betty Hamstra
Curielaan 3
9207 HB Drachten
Tel: 0512582822
Email: b.hamstra@wadro.nl
Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.